La gestione delle cartelle sanitarie è un obbligo fondamentale per tutte le aziende soggette alla sorveglianza sanitaria, ma la conservazione dei documenti cartacei può rappresentare un rischio in termini di sicurezza e praticità. Grazie alle recenti integrazioni normative, i datori di lavoro possono ora scegliere di custodire le cartelle sanitarie dei propri dipendenti in formato digitale, garantendo un archivio sicuro e sempre accessibile.
Remark offre un sistema di archiviazione digitale delle cartelle su server dedicati, conforme alla normativa sulla privacy e in grado di semplificare la gestione della documentazione sanitaria aziendale.
Ma perché scegliere un archivio digitale per le cartelle sanitarie? E quali vantaggi offre alle aziende rispetto alla gestione tradizionale?
Quando è obbligatoria la custodia delle cartelle?
Il D.Lgs. 81/08, integrato dal D.Lgs. 106/2009, prevede che il datore di lavoro, in accordo con il Medico Competente, stabilisca il luogo di custodia delle cartelle sanitarie dei lavoratori. Tale documentazione deve essere conservata per almeno 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro e per 40 anni in caso di esposizione a sostanze pericolose.
L’archiviazione può avvenire in due modalità:
- 📂 Archivio fisico cartaceo, con obbligo di protezione contro smarrimento, deterioramento o accessi non autorizzati.
- 💾 Archivio digitale su server dedicati, che consente una gestione più sicura, conforme e accessibile.
Grazie alla possibilità di digitalizzazione, le aziende possono garantire una gestione più efficace e conforme alle normative sulla protezione dei dati.
Perché digitalizzare le cartelle?
Gestire le cartelle sanitarie in formato cartaceo può risultare complesso e rischioso, sia per la sicurezza dei dati che per l’efficienza operativa. La digitalizzazione permette di superare queste criticità e offre numerosi vantaggi:
- Maggiore sicurezza e protezione dei dati: gli archivi digitali su server dedicati evitano rischi di smarrimento, accessi non autorizzati e deterioramento.
- Conformità alla normativa sulla privacy, grazie a sistemi di protezione con accessi riservati e tracciabilità delle operazioni.
- Accesso rapido e semplificato: i datori di lavoro e il Medico Competente possono consultare le cartelle sanitarie in qualsiasi momento, senza dover ricorrere a documenti cartacei.
- Riduzione dei costi di gestione e spazio fisico, eliminando la necessità di archivi ingombranti e costosi sistemi di conservazione cartacea.
- Aggiornamento immediato della documentazione, con possibilità di integrazione con altri software aziendali.
Scegliere un archivio digitale delle cartelle sanitarie non solo semplifica la gestione, ma rappresenta un investimento nella sicurezza e nell’ottimizzazione dei processi aziendali.
Come Remark supporta le Aziende nella gestione delle cartelle sanitarie?
Remark mette a disposizione delle aziende un software gestionale avanzato per la Medicina del Lavoro, progettato per informatizzare l’intero processo di archiviazione e gestione delle cartelle.
I nostri servizi includono:
- Digitalizzazione delle cartelle sanitarie, con archiviazione su server dedicati e conformità alle normative.
- Accesso sicuro e riservato, con credenziali protette per il Medico Competente e il datore di lavoro.
- Integrazione con la sorveglianza sanitaria, per una gestione automatizzata delle scadenze e dei controlli medici.
- Tracciabilità delle operazioni e backup periodici, per garantire la massima sicurezza dei dati.
- Reportistica personalizzata, per monitorare lo stato di salute dei dipendenti e gestire la documentazione in modo efficace.
Grazie al nostro sistema di gestione digitale, le aziende possono eliminare il rischio di errori, migliorare la conformità normativa e rendere più efficiente la gestione delle cartelle sanitarie.
Gestire le cartelle sanitarie in modo digitale è una scelta di sicurezza e conformità
Optare per un archivio digitale delle cartelle sanitarie significa garantire un ambiente di lavoro più sicuro, evitare sanzioni e migliorare l’efficienza aziendale.
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